E-Rechnung für Handwerker: Was 2027 und 2028 Pflicht ist

Was ist eine E-Rechnung – und warum ist ein PDF keine?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat. „Strukturiert“ heißt: Ein Programm kann jede Angabe (Name, Betrag, Steuersatz, Datum) direkt auslesen, ohne dass jemand abtippt. So steht es seit 2025 in § 14 Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz). Alles andere – Papier, ein PDF, ein Foto – heißt dort „sonstige Rechnung“.

Ein PDF sieht ordentlich aus, ist für den Computer aber nur ein Bild mit Text. Das Bundesfinanzministerium (BMF) sagt deshalb, ein einfaches PDF falle nicht mehr unter die Definition, „da es kein strukturiertes Format hat“ (BMF-FAQ, Frage 2).

Die Struktur muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein vereinbartes Format sein, aus dem sich alle Pflichtangaben richtig auslesen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG). Was das praktisch heißt, steht weiter unten bei XRechnung oder ZUGFeRD.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen annehmen können – ohne Übergangsfrist und auch als Kleinunternehmer (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12). Das betrifft dich, sobald dein Großhändler, Baumarkt oder Subunternehmer umstellt.

Was du dafür brauchst:

• Ein E-Mail-Postfach. Das reicht aus (BMF-FAQ, Frage 12). Ein eigenes Portal oder eine teure Software musst du nicht haben.
• Etwas zum Lesen. Eine E-Rechnung kommt oft als XML-Datei. Das ist reiner Datentext, den du so kaum lesen kannst. Die Finanzverwaltung bietet dafür einen E-Rechnungsviewer im Browser an (BMF-FAQ, Frage 12a).
• Eine Ablage für die Originaldatei. Mehr dazu unter Aufbewahrung.

Du musst die Daten nicht automatisch weiterverarbeiten. Eine Pflicht zur elektronischen Buchhaltung folgt aus der E-Rechnung nicht (BMF-FAQ, Frage 9).

Gut zu wissen: Auch wenn du im Baumarkt bar zahlst, muss der Händler dir bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro eine E-Rechnung ausstellen, sobald er die Übergangsregeln nicht mehr nutzen kann oder will (BMF-FAQ, Frage 10).

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht gilt nur, wenn du an ein anderes Unternehmen für dessen Betrieb arbeitest und ihr beide im Inland sitzt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Das gilt auch, wenn dein Kunde selbst Kleinunternehmer oder Vermieter ist (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17).

Für den Übergang regelt § 27 Abs. 38 UStG drei Stufen. Entscheidend ist, wann du die Arbeit ausgeführt hast:

Quelle der Tabelle: § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 2 UStG; das BMF bestätigt die Stufen in Frage 11 der FAQ.

Achte auf die rechte Spalte: Die Erleichterung für Arbeiten aus 2025 und 2026 gilt für Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 beim Kunden sind (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG). Stell Rechnungen für Arbeiten aus diesem Jahr deshalb möglichst noch in diesem Jahr.

Rechenbeispiel: Welcher Umsatz zählt für die 800.000 Euro?

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr – für 2027 also der Umsatz 2026. Gerechnet wird netto (ohne Umsatzsteuer) und nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Das Gesetz spricht von der „Summe der steuerbaren Umsätze“; Verkäufe von Anlagevermögen, etwa dem alten Transporter, zählen nicht mit (§ 19 Abs. 2 UStG).

Der Punkt, den viele übersehen: Gemessen wird dein ganzer Umsatz, nicht nur der Teil mit Firmenkunden. Auch die Arbeit für Privatleute zählt mit.

Drei ausgedachte Betriebe (keine echten Kunden):

Der Elektrobetrieb schreibt nur einen kleinen Teil seiner Rechnungen an Firmen. Trotzdem liegt er mit 910.000 Euro über der Grenze und muss diese Firmenrechnungen ab 2027 als E-Rechnung stellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Seine Rechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher.

Ab 2028 muss die Malerin ihre Firmenrechnungen über 250 Euro ebenfalls als E-Rechnung stellen. Der Hausmeisterservice nicht, solange er Kleinunternehmer bleibt (§ 34a UStDV).

Alle drei müssen E-Rechnungen empfangen können – schon heute.

Wer ist ausgenommen?

Privatkunden. Rechnungen an Privatleute fallen nicht unter die Pflicht (BMF-FAQ, Frage 4). Bei Arbeiten an einem Haus oder Grundstück musst du aber weiterhin überhaupt eine Rechnung stellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Die darf auf Papier kommen oder elektronisch, auch als PDF, wenn der Kunde einverstanden ist. Das Einverständnis kann auch stillschweigend sein (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE 14.1 Abs. 9).

Kleinunternehmer. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf seine Rechnungen immer als sonstige Rechnung schicken, also dauerhaft auch nach 2028 (§ 34a Satz 4 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22). Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt (§ 19 Abs. 1 UStG). Wechselst du in die Regelbesteuerung, gilt ab dann die Pflicht wie für alle anderen (BMF-FAQ, Frage 4).

Kleinbeträge bis 250 Euro brutto. Rechnungen bis zu diesem Betrag dürfen immer eine sonstige Rechnung sein (§ 33 Satz 4 UStDV). Schickst du sie als PDF, braucht es die Zustimmung des Kunden; die kann formlos oder stillschweigend kommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 22).

Wird die Pflicht 2027 verschoben?

Stand 20.10.2026: Nein, nicht beschlossen. Es gibt eine Forderung, aber keine Gesetzesänderung.

• Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert mit Papier vom 22.06.2026, die Pflicht für Betriebe über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Begründung: Die überarbeitete Norm komme erst im zweiten Halbjahr 2026, und Software setze die Norm noch nicht sauber um (ZDH kompakt).
• Am 15.10.2026 berichtete die Deutsche Handwerks Zeitung, dass Handwerksvertreter die Forderung erneuern (DHZ). Eine Zusage der Bundesregierung nennt der Bericht nicht.
• Am selben Tag hat das BMF ein neues Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es verweist auf die geltenden Übergangsregeln bis zum 31.12.2027 und verschiebt nichts (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Anwendungsregelung).
• § 27 Abs. 38 UStG ist am 20.10.2026 unverändert.

Wie weit das Handwerk ist: In einer ZDH-Umfrage unter 1.926 Betrieben (Januar bis Februar 2026) stellte etwa ein Drittel bereits E-Rechnungen aus (ZDH-Umfrage).

Was heißt das für dich? Plane mit den Fristen, die heute gelten. Kommt eine Verschiebung, hast du Zeit gewonnen. Kommt sie nicht, bist du bereit. Wir passen diesen Artikel an, sobald sich etwas ändert.

Was gilt bei Abschlagsrechnungen und Bauleistungen?

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 klärt zwei Fragen, die im Handwerk ständig vorkommen.

Auftrag über den Stichtag. Du stellst im Herbst eine Abschlagsrechnung (Teilrechnung für bereits erbrachte Arbeit), fertig wirst du erst nach deinem Pflicht-Stichtag. Abschlags-, Anzahlungs- und Vorausrechnungen, die du vor deinem Stichtag stellst, müssen keine E-Rechnung sein – auch wenn Arbeit und Zahlung später kommen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2). Die Schlussrechnung stellst du dann als E-Rechnung. Die schon gezahlten Teilbeträge darfst du dort bis zum 30.06.2030 vereinfacht angeben: als Summe im Feld für bereits gezahlte Beträge (Feld „BT-113“) mit den Einzelheiten im Freitext, oder in einem eingebetteten Anhang, auf den der strukturierte Teil ausdrücklich hinweist (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 3–4).

Leistungsverzeichnis. Ein Leistungsverzeichnis (die Liste aller Positionen mit Mengen und Preisen) passt technisch oft nicht in den strukturierten Teil. Derzeit genügt es, dort die Gewerke mit ihren Summen anzugeben. Die genaue Aufschlüsselung kommt dann als lesbare Anlage in die E-Rechnung, und der strukturierte Teil muss eindeutig auf diese Anlage verweisen (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 13–14). Ein Link auf eine Webseite reicht für Pflichtangaben nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35). Stundenzettel darfst du als PDF-Anhang mitschicken (BMF-FAQ, Frage 7a).

Was passiert, wenn ich trotz Pflicht ein PDF schicke?

Für dich: Stellst du statt einer Pflicht-E-Rechnung eine sonstige Rechnung aus, ist das nach dem BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 28). Ein Bußgeld nach dieser Vorschrift droht dir dafür also nicht.

Für deinen Firmenkunden: Ist die E-Rechnung Pflicht, ist ein PDF keine ordnungsgemäße Rechnung. Sie berechtigt dann grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, also zur Erstattung der Umsatzsteuer durch das Finanzamt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE 15.2a Abs. 1). Ganz verloren ist der Abzug damit nicht: Ist die sonstige Rechnung inhaltlich richtig und vollständig, sind die Voraussetzungen nach demselben Schreiben in der Regel trotzdem erfüllt, und eine nachgeschickte E-Rechnung kann den Fehler beheben (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE 15.2a Abs. 1a).

Praktisch heißt das: Firmenkunden werden ab deinem Stichtag nach der E-Rechnung fragen, weil sie sonst mit dem Finanzamt diskutieren müssen. Während der Übergangszeit ist ein PDF mit Zustimmung des Kunden für ihn weiter in Ordnung (BMF-FAQ, Frage 2).

XRechnung oder ZUGFeRD – was nehme ich?

Beide Formate erfüllen die Vorgaben, ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ausnahme sind die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, die reichen nicht (BMF-FAQ, Frage 7).

• XRechnung ist eine reine Datendatei (XML) ohne Ansicht. Zum Lesen brauchst du einen Viewer.
• ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die XML-Datei steckt. Du siehst eine normale Rechnung, der Computer liest die Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt die XML (BMF-FAQ, Frage 12a).

Für Kleinbetriebe ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil Kunden ohne Software die Rechnung trotzdem lesen können. Manche Firmenkunden geben das Format vor; frag im Zweifel nach.

Ein Prüfen der Datei (Validierung) ist nicht vorgeschrieben, wird aber empfohlen (BMF-FAQ, Frage 7). Hat die Datei einen Formatfehler, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a).

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt für Rechnungen, die du schreibst, und für Rechnungen, die du bekommst (§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 3 AO).

Bei einer E-Rechnung musst du mindestens den strukturierten Teil, also die XML-Datei, unverändert im Original aufheben. Ein Ausdruck oder nur die PDF-Ansicht reicht nicht (BMF-FAQ, Frage 13). Umsatzsteuerlich ist es allein noch kein Verstoß, wenn du die Dateien nicht in einem besonderen Archivsystem speicherst (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Lass die Ablage trotzdem mit deinem Steuerberater abstimmen, denn für andere Zwecke gelten zusätzliche Regeln.

Stand: 20.10.2026

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.