Kunde zahlt nicht: Mahnung, Mahnbescheid, Verjährung

Wann ist mein Geld fällig?

Fällig heißt: Der Kunde muss jetzt zahlen. Vorher kann er nicht in Verzug kommen, und vorher läuft auch keine Verjährung. Deshalb ist diese Frage der Anfang von allem.

Als Handwerker arbeitest du fast immer auf Grundlage eines Werkvertrags: Du schuldest ein fertiges Ergebnis, nicht nur deine Zeit. Dort gilt: Der Kunde zahlt bei der Abnahme (§ 641 Abs. 1 BGB). Abnahme bedeutet, dass der Kunde dein Werk als im Wesentlichen vertragsgerecht annimmt. Wird in Teilen abgenommen und für Teile bezahlt, wird jeder Teil mit seiner Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB).

Der Kunde nimmt nicht ab? Dann setz ihm nach der Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme. Verweigert er nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Bei einem Privatkunden klappt das nur, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform (zum Beispiel per E-Mail) auf genau diese Folge hingewiesen hast (§ 640 Abs. 2 BGB). Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB).

Kleine Reparatur oder Bauvertrag?

Für einen Bauvertrag gilt eine zusätzliche Hürde. Bauvertrag heißt: Du baust ein Bauwerk, eine Außenanlage oder einen Teil davon neu, stellst es wieder her, beseitigst es oder baust es um (§ 650a Abs. 1 BGB). Instandhaltung zählt nur dazu, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich ist (§ 650a Abs. 2 BGB).

Beim Bauvertrag wird dein Geld erst fällig, wenn beides da ist (§ 650g Abs. 4 BGB):

1. die Abnahme (oder sie ist ausnahmsweise entbehrlich), und
2. eine prüffähige Schlussrechnung beim Kunden.

Prüffähig heißt: übersichtlich und für den Kunden nachvollziehbar. Erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwände gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig (§ 650g Abs. 4 BGB). Diese Regel gilt für Verträge ab dem 01.01.2018 (Art. 229 § 39 EGBGB).

Wo genau die Grenze zum Bauvertrag liegt, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel: Schick die Schlussrechnung gleich nach der Abnahme. Dann ist die Frage meist egal.

Ab wann ist der Kunde in Verzug?

Verzug heißt: Der Kunde zahlt zu spät und muss dir deshalb den Schaden ersetzen, vor allem Zinsen. Es gibt drei Wege dorthin.

1. Die Mahnung. Mahnst du nach Fälligkeit, ist der Kunde ab dann in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Zustellung eines Mahnbescheids steht einer Mahnung gleich (§ 286 Abs. 1 BGB).

2. Ein fester Termin im Vertrag. Steht ein Zahlungstermin nach dem Kalender fest, braucht es keine Mahnung (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ebenso, wenn der Kunde ernsthaft und endgültig sagt, dass er nicht zahlt (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB).

Aber Achtung: Ein „zahlbar bis 15.11.“, das du einseitig auf die Rechnung schreibst, ist kein solcher Termin. Der Bundesgerichtshof (BGH) verlangt, dass der Termin vereinbart ist, also im Auftrag oder Vertrag steht (BGH, III ZR 91/07). Willst du einen festen Zahltermin, schreib ihn ins Angebot, das der Kunde bestätigt.

3. Die 30-Tage-Regel. Ohne Mahnung und ohne Termin gilt das Gesetz – der eine Satz, den wir hier wörtlich bringen: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.“ (§ 286 Abs. 3 S. 1 BGB)

Verbraucher ist, wer privat bestellt (§ 13 BGB); Unternehmer ist, wer für sein Gewerbe oder seinen Beruf bestellt (§ 14 BGB). Für Privatkunden heißt das: Ohne Hinweis auf der Rechnung läuft die 30-Tage-Regel nicht.

Kein Verzug, solange der Kunde die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB).

Muster: Verzugshinweis für die Rechnung an Privatkunden

Eigene Formulierung nach § 286 Abs. 3 BGB, an den Kunden gerichtet, deshalb in der Sie-Form:

Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto. Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie spätestens dann in Zahlungsverzug.

Das Datum im ersten Satz ist eine freundliche Bitte. Den Verzug löst erst der Hinweis im zweiten Satz aus – oder eine Mahnung.

Muss ich mahnen – und wie oft?

Das Gesetz spricht von einer Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB). Drei Mahnungen schreibt es nicht vor. Wenn die 30-Tage-Regel oder ein vereinbarter Termin greift, brauchst du für den Verzug gar keine. Eine Erinnerung vorher ist trotzdem sinnvoll: Oft ist die Rechnung einfach untergegangen.

Schick die Mahnung so, dass du später belegen kannst, dass und wann sie ankam.

Muster: Mahnung (Bausteine)

Wieder in der Sie-Form, weil es an den Kunden geht. Zahlen für den Privatkunden, Stand 31.10.2026. Den Satz zum Verzug wählst du passend zu deiner Rechnung:

Mahnung – Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Name],

für die am [Abnahmedatum] abgenommenen Arbeiten [kurz: was] habe ich Ihnen am [Datum] [Betrag] € in Rechnung gestellt. Ein Zahlungseingang liegt mir bis heute nicht vor.

Bitte überweisen Sie [Betrag] € bis zum [Datum] auf [Konto/IBAN].

[Wenn auf der Rechnung der Verzugshinweis stand oder ein Zahltermin vereinbart war:] Seit dem [Datum] sind Sie in Zahlungsverzug. Ab diesem Tag berechne ich Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, derzeit 6,52 % im Jahr.

[Sonst:] Mit dem Zugang dieser Mahnung sind Sie in Zahlungsverzug. Ab dann berechne ich Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, derzeit 6,52 % im Jahr.

Geht die Zahlung bis zum genannten Datum nicht ein, beantrage ich einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Mit freundlichen Grüßen, [Name, Betrieb]

Stand kein Hinweis auf der Rechnung, beginnt der Verzug erst mit dieser Mahnung (§ 286 Abs. 1 BGB).

Ist dein Kunde ein Unternehmen, schreib 9 statt 5 Prozentpunkte (derzeit 10,52 %) und füg die Pauschale von 40 € hinzu (§ 288 BGB, Zahlen im Rechenbeispiel). Eine Pauschale für „Mahngebühren“ steht bewusst nicht drin – warum, steht unten.

Wie viel Verzugszinsen darf ich verlangen? Rechenbeispiel

Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen (§ 288 BGB):

• Privatkunde: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).
• Gewerbekunde (kein Verbraucher beteiligt): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB), dazu eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Die Pauschale wird auf weitere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB). Von Privatkunden gibt es sie nicht.

Der Basiszinssatz ist ein Zinssatz, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli neu bekannt gibt. Seit dem 01.07.2026 liegt er bei 1,52 % (Bundesbank). Im Gesetz selbst steht noch ein alter Ausgangswert – nimm immer die Zahl der Bundesbank.

Rechenbeispiel (Zahlen frei gewählt): Du hast ein Bad saniert, Rechnung 2.380 € brutto. Abnahme am 30.09.2026, die Schlussrechnung mit Verzugshinweis kommt am 01.10.2026 beim Kunden an. Der Kunde zahlt nicht. Nach der 30-Tage-Regel ist er ab dem 31. Tag nach Zugang in Verzug; im Beispiel rechnen wir ab dem 01.11.2026. Bis zum 31.12.2026 sind das 61 Tage.

Formel: Betrag × Zinssatz × Tage ÷ 365

• Privatkunde: 2.380 € × 6,52 % × 61 ÷ 365 = 25,93 €
• Gewerbekunde: 2.380 € × 10,52 % × 61 ÷ 365 = 41,84 €, plus 40 € Pauschale

Ab dem 01.01.2027 kann ein neuer Basiszinssatz gelten. Schau dann bei der Bundesbank nach.

Darf ich Mahngebühren berechnen?

Eine feste Mahngebühr für Handwerker legt kein Gesetz fest. Ersetzt bekommst du Kosten als Verzugsschaden, also nur Kosten, die nach Eintritt des Verzugs entstehen (§ 280 Abs. 2, § 286 BGB; § 288 Abs. 4 BGB lässt weiteren Schaden ausdrücklich zu). Daraus folgt:

• Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet den Kunden nichts extra.
• Danach kannst du tatsächliche Kosten verlangen, etwa das Porto.
• Bei Gewerbekunden deckt die 40-€-Pauschale solche Kosten ab, sie wird darauf angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB).

Eine runde Summe pro Mahnung („10 € Mahngebühr“) schreibst du am besten nicht. Ersetzt bekommst du nur, was dich die Mahnung wirklich gekostet hat.

Der Kunde sagt, es gibt Mängel – darf er alles zurückhalten?

Nein. Ist die Rechnung fällig und hat dein Werk einen Mangel, darf der Kunde einen angemessenen Teil zurückhalten. Das ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die das Beseitigen des Mangels kostet (§ 641 Abs. 3 BGB). Manche älteren Merkblätter nennen noch das Dreifache – das ist überholt.

Beispiel (Zahlen frei gewählt): Eine Fuge muss neu, das kostet 150 €. Dann darf der Kunde in der Regel 300 € zurückhalten, nicht die ganzen 2.380 €.

Was du tun kannst: Schau dir den Mangel an, beseitige ihn, wenn er berechtigt ist, und bitte den Kunden, den Rest jetzt schon zu zahlen.

Wie beantrage ich einen Mahnbescheid, und was kostet er?

Der Mahnbescheid ist ein Schreiben des Gerichts an deinen Kunden: Zahl oder widersprich. Das Gericht prüft dabei nicht, ob deine Forderung besteht (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO). Darum ist er schnell und günstig.

Wann geht es? Für Geldforderungen in Euro (§ 688 Abs. 1 ZPO). Nicht, solange deine Forderung noch von einer Leistung abhängt, die du selbst noch nicht erbracht hast (§ 688 Abs. 2 Nr. 2 ZPO). Im Antrag erklärst du deshalb, dass du alles geleistet hast (§ 690 Abs. 1 ZPO).

Wo? Zuständig ist das Amtsgericht an deinem Wohnsitz, bei einer GmbH an ihrem Sitz (§ 689 Abs. 2 ZPO, §§ 13, 17 ZPO); die Länder dürfen das Mahnverfahren bei einem zentralen Mahngericht bündeln (§ 689 Abs. 3 ZPO). Den Antrag stellst du online über das Portal der Mahngerichte (online-mahnantrag.de). Ohne handschriftliche Unterschrift geht das, wenn du dich anders ausweist, zum Beispiel mit der Online-Funktion deines Personalausweises (§ 702 Abs. 2 ZPO). Hilfe bekommst du auch bei der Rechtsantragstelle deines Amtsgerichts (Justiz NRW).

Was muss in den Antrag? Du, dein Kunde, das Gericht, deine Forderung – Hauptforderung und Nebenforderungen wie Zinsen einzeln – und das Gericht für ein späteres Streitverfahren (§ 690 Abs. 1 ZPO).

Was kostet es? Die Gerichtsgebühr ist eine halbe Gebühr, mindestens 38,00 € (GKG, Kostenverzeichnis Nr. 1100). Die Höhe hängt von deiner Forderung ab (Gebührentabelle):

So ist gerechnet: die halbe Gebühr aus der Gebührentabelle (82,00 €, 103,00 €, 125,50 €, 148,00 €, 170,50 €), bis 1.000 € greift die Mindestgebühr von 38,00 € (GKG Nr. 1100).

Für die 2.380 € aus dem Rechenbeispiel sind es also 62,75 €. Beim maschinell bearbeiteten Mahnbescheid musst du die Gebühr erst zahlen, bevor der Vollstreckungsbescheid erlassen wird (§ 12 Abs. 3 GKG).

Diese Fristen laufen danach

Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du vollstrecken lassen. Widerspricht der Kunde, passiert nichts von selbst: Erst dein Antrag macht aus dem Mahnverfahren ein Gerichtsverfahren – dann lohnt sich rechtlicher Rat. Lässt du die Sache liegen, endet der Schutz vor der Verjährung sechs Monate nach dem letzten Schritt (§ 204 Abs. 2 BGB).

Wann verjährt meine Rechnung? Fünf Fälle zum 31.12.2026

Verjährt heißt: Der Kunde darf die Zahlung verweigern, auch wenn die Forderung eigentlich besteht (§ 214 Abs. 1 BGB). Zahlt er trotzdem, darf er das Geld nicht zurückfordern (§ 214 Abs. 2 BGB). Mit dem Werklohn verjähren auch die Zinsen (§ 217 BGB).

Die Regel:

• Die Frist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB).
• Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und du davon weißt (§ 199 Abs. 1 BGB).

„Entstanden“ ist dein Werklohn in der Regel, wenn er fällig ist – also mit der Abnahme, beim Bauvertrag zusätzlich mit der prüffähigen Schlussrechnung (oben). Daraus ergeben sich diese Fälle (Daten frei gewählt):

Zu Fall 3: Ob du die Verjährung hinausschieben kannst, indem du später abrechnest, hat der BGH für das heutige Bauvertragsrecht nach unserer Recherche nicht entschieden. Es gibt Stimmen, die auf den Zeitpunkt abstellen, zu dem du hättest abrechnen können. Der sichere Weg: Tu so, als liefe die Frist am 31.12.2026 ab. Hast du so einen Fall mit größerem Betrag, lass dich beraten.

Zu Fall 4: Eine Teilzahlung oder Zinszahlung ohne Vorbehalt oder eine Sicherheit des Kunden gilt als Anerkenntnis (BGH, IX ZR 129/17, Rn. 8). Dann beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Die drei Jahre laufen dann in der Regel ab dem Tag der Zahlung, nicht erst ab Jahresende.

Was stoppt die Verjährung – und was nicht?

Juristen sagen Hemmung: Die Uhr bleibt stehen, die Zeit wird nicht mitgezählt (§ 209 BGB). Beim Neubeginn startet sie von vorn.

Wichtig zum Dezember: Manche Merkblätter sagen, der Mahnbescheid müsse vor dem 31.12. zugestellt sein. Das ist zu streng: Es reicht, wenn dein Antrag vorher eingeht und dann „demnächst“ zugestellt wird (§ 167 ZPO). Wie lange „demnächst“ sein darf, sagt das Gesetz nicht. Verlass dich nicht darauf – stell den Antrag nicht erst zwischen den Feiertagen. Wird dein Antrag zurückgewiesen, bleibt die Wirkung ab Eingang erhalten, wenn du binnen eines Monats nach Zustellung der Zurückweisung Klage einreichst und diese demnächst zugestellt wird (§ 691 Abs. 2 ZPO).

Checkliste: von der Abnahme bis zum Vollstreckungsbescheid

Stand: 31.10.2026

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.