Rechnung im Handwerk: Pflichtangaben, Muster, Jahreswechsel

Welche Angaben muss jede Handwerkerrechnung haben?

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem du abrechnest. Wie es heißt, ist egal (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Das Gesetz zählt zehn Pflichtangaben auf (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1–10 UStG). In einfachen Worten:

1. Name und Anschrift – vollständig, von dir und von deinem Kunden.
2. Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., die Nummer, die mit „DE“ beginnt). Eine von beiden reicht.
3. Ausstellungsdatum – der Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
4. Rechnungsnummer – fortlaufend und nur einmal vergeben.
5. Was du gemacht hast – Umfang und Art der Arbeit, bei Material Menge und Art.
6. Wann du es gemacht hast – der Zeitpunkt der Leistung (Leistungsdatum). Bei einer Anzahlungsrechnung der Tag der Zahlung, wenn er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht.
7. Nettobetrag – getrennt nach Steuersätzen, dazu jede vorher vereinbarte Minderung wie Skonto (Abzug bei schneller Zahlung).
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis, warum keine Steuer anfällt.
9. Aufbewahrungshinweis für Privatkunden bei Arbeiten am Grundstück (mehr dazu unten).
10. Das Wort „Gutschrift“, wenn ausnahmsweise dein Kunde die Abrechnung schreibt.

Drei Punkte, bei denen viele unsicher sind:

• Rechnungsnummer: Buchstaben und Zahlen gemischt sind erlaubt, mehrere Nummernkreise auch. Lückenlos muss die Folge nicht sein, einmalig schon (UStAE 14.5 Abs. 10–11).
• Leistungsdatum: Es muss auch dann drauf, wenn es gleich dem Rechnungsdatum ist. Auf einer Papier- oder PDF-Rechnung genügt dann ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“; in einer E-Rechnung gehört das Datum ins vorgesehene Feld (UStAE 14.5 Abs. 16). Der Kalendermonat reicht, also etwa „Dezember 2026“ (§ 31 Abs. 4 UStDV). Baust du eigenes Material ein (Werklieferung), ist es der Tag oder Monat der Übergabe an den Kunden. Nur wenn du ohne eigenes Hauptmaterial über mehrere Monate arbeitest, darfst du den Zeitraum „von … bis …“ angeben; „bis heute“ ohne Beginn reicht nicht (UStAE 14.5 Abs. 16 Nr. 3–4).
• Leistungsbeschreibung: Sie muss so genau sein, dass man die Arbeit eindeutig und leicht nachprüfen kann (UStAE 14.5 Abs. 15). Ein Aufmaß darf als eigenes Blatt dabei sein, wenn die Rechnung darauf verweist und selbst Entgelt und Steuer enthält (§ 31 Abs. 1 UStDV). Tipp aus der Praxis: Nenne die Positionen so wie im Angebot. Dann kann dein Kunde beides nebeneinanderlegen.

Rechnest du mit einem anderen Betrieb ab, muss die Rechnung seit 2025 grundsätzlich als E-Rechnung gehen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Was das heißt und welche Übergangsfristen gelten, steht im Ratgeber E-Rechnung im Handwerk. Für Privatkunden gilt das nicht (UStAE 14.1 Abs. 3).

Dein Doppel jeder Rechnung bewahrst du acht Jahre auf. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem du die Rechnung ausgestellt hast (§ 14b Abs. 1 Sätze 1 und 3 UStG). Viele Seiten nennen noch zehn Jahre – das ist veraltet.

Muss ich Privatkunden eine Rechnung schreiben – und bis wann?

Ja, wenn die Arbeit mit einem Grundstück zusammenhängt. Dann musst du die Rechnung binnen sechs Monaten nach der Ausführung ausstellen, auch wenn der Kunde privat ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

Darunter fällt fast alles, was Handwerker am Haus machen. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE – die Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter) nennt ausdrücklich (UStAE 14.2 Abs. 2–3, 5):

• alle Bauleistungen,
• Instandhaltung, Reparatur, Wartung und Renovierung an Gebäuden, zum Beispiel Klempner- oder Malerarbeiten,
• Gerüstbau,
• Reinigung von Räumen und Flächen, auch Fensterreinigung,
• Garten anlegen und pflegen,
• Abbruch- und Erdarbeiten.

Nicht darunter fällt der Verkauf im Laden und die bloße Lieferung von Baumaterial an Privatleute (UStAE 14.2 Abs. 5).

Hast du vorher eine Anzahlung bekommen, läuft die Sechs-Monats-Frist für die Anzahlungsrechnung ab dem Eingang des Geldes (UStAE 14.1 Abs. 3).

Wer die Rechnung gar nicht oder zu spät schreibt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 1, Abs. 3 UStG).

Ohne Grundstücksbezug – etwa die Reparatur einer Waschmaschine bei deinem Kunden zu Hause – gibt es keine Pflicht. Du darfst aber eine Rechnung schreiben (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Tu es trotzdem: Ohne Rechnung kann dein Kunde nichts nach § 35a absetzen (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG).

Welcher Satz muss für Privatkunden auf die Rechnung?

Dein Privatkunde muss die Rechnung (oder einen Zahlungsbeleg) zwei Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Sätze 3 und 5 UStG). Darauf musst du ihn auf der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Ein allgemeiner Satz genügt (UStAE 14.5 Abs. 23), zum Beispiel:

Als Privatkunde sind Sie verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG).

Duzt du deine Kunden, geht derselbe Satz in Du-Form. Bewahrt der Kunde nicht auf, droht ihm ein Bußgeld bis 1.000 € (§ 26a Abs. 2 Nr. 3, Abs. 3 UStG).

Nicht nötig ist der Satz bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € und bei einer Bauleistung an einen anderen Baubetrieb nach § 13b (UStAE 14.5 Abs. 23).

Wie weise ich Lohn und Material aus, damit mein Kunde absetzen kann?

Dein Privatkunde kann von den Arbeitskosten bis zu 20 % von seiner Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 Satz 1, Abs. 5 Satz 2 EStG). Voraussetzung: eine Rechnung und Zahlung aufs Konto (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG).

Für die Rechnung heißt das (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 39–40):

• Zu den Arbeitskosten zählen Lohn sowie die Maschinen- und Fahrtkosten, die du berechnest. Verbrauchsmittel zählen mit, Material nicht.
• Der Anteil muss sich aus der Rechnung ergeben. Du darfst ihn auch in Prozent angeben. Schätzen darf dein Kunde ihn nicht.
• Die Umsatzsteuer auf den Arbeitsanteil musst du nicht extra ausweisen.
• Arbeit in deiner Werkstatt (nicht im Haushalt des Kunden) zählt für § 35a nicht. Kennzeichne sie auf der Rechnung, damit dein Kunde sie herausrechnen kann (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 39–40).

Dein Kunde setzt die Kosten in dem Jahr an, in dem er zahlt (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 44). Zahlt er im Dezember 2026, zählt es für 2026; zahlt er im Januar 2027, für 2027.

Was sonst noch für deinen Kunden gilt, steht im Ratgeber Handwerkerleistungen absetzen nach § 35a.

Wie sieht die Schlussrechnung nach einer Anzahlung aus?

Auch über eine Anzahlung schreibst du eine Rechnung nach denselben Regeln (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Aus ihr muss hervorgehen, dass es eine Anzahlung ist, etwa durch den voraussichtlichen Monat der Arbeit (UStAE 14.8 Abs. 1, Abs. 4). Die Umsatzsteuer auf die Anzahlung entsteht schon in dem Monat oder Quartal, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG; UStAE 13.5 Abs. 1).

In der Schlussrechnung (der Rechnung am Ende über den ganzen Auftrag) ziehst du ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG; UStAE 14.8 Abs. 7):

• die erhaltene Anzahlung und
• die Umsatzsteuer, die darin steckt.

Mehrere Anzahlungen darfst du in einer Summe abziehen (UStAE 14.8 Abs. 7).

Rechenbeispiel (frei gewählte Zahlen, Regelsteuersatz 19 % nach § 12 Abs. 1 UStG): Auftrag 2.100,00 € netto, Anzahlung 600,00 € netto.

Was passiert, wenn du den Steuerabzug vergisst? Steht in der Schlussrechnung an einen Betrieb die volle Steuer von 399,00 €, ohne dass die 114,00 € abgezogen sind, schuldest du die ganze ausgewiesene Steuer – den Teil auf die Anzahlung also doppelt (UStAE 14.8 Abs. 10; § 14c Abs. 1 UStG). Bei einem Privatkunden entsteht die doppelte Steuer nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht, wenn du glaubhaft machen kannst, dass er privat beauftragt hat (UStAE 14c.1 Abs. 1a). Richtig ist der Abzug trotzdem, und heilen lässt sich der Fehler mit einer berichtigten Schlussrechnung (UStAE 14.8 Abs. 10).

Statt einer Schlussrechnung darfst du auch eine Restrechnung schreiben. Sie rechnet nur den offenen Rest ab und führt die Anzahlung nicht auf (UStAE 14.8 Abs. 11).

Für deinen Privatkunden wichtig: Die Anzahlung zählt bei ihm für § 35a nur, wenn auch die Anzahlungsrechnung den Arbeitsanteil zeigt (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 40, 49).

Wie du einem Kunden nachgehst, der den Rest nicht zahlt, steht im Ratgeber Kunde zahlt nicht.

Im Dezember fertig, Rechnung im Januar: welches Datum, welches Jahr?

Zuerst zwei Begriffe:

• Soll-Versteuerung (der Normalfall): Du schuldest die Umsatzsteuer für den Voranmeldungszeitraum – also den Monat oder das Quartal deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung –, in dem du die Arbeit ausgeführt hast. Wann du die Rechnung schreibst, spielt dafür keine Rolle (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG).
• Ist-Versteuerung (nur auf Antrag beim Finanzamt): Du schuldest die Steuer erst für den Zeitraum, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).

Welche du hast, steht in deinem Bescheid oder weiß dein Steuerberater.

Wann ist die Arbeit „ausgeführt“? Baust du Material ein (Werklieferung), mit der Übergabe des fertigen Werks an den Kunden. In welcher Form der Kunde abnimmt, ist egal – auch Benutzen zählt. Arbeitest du ohne eigenes Hauptmaterial (Werkleistung), mit der Fertigstellung, oft gleich der Abnahme (UStAE 13.2 Abs. 1).

Genau dieser Tag oder Monat (Übergabe bzw. Fertigstellung) ist bei Soll- und Ist-Versteuerung das Leistungsdatum auf der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG; UStAE 14.5 Abs. 16 Nr. 3–4). Nur der Zeitraum, in dem du die Steuer zahlst, unterscheidet sich.

Fristentabelle für den Jahreswechsel 2026/27

Fundstellen: § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG; UStAE 13.2, 13.4, 13.5, 14.5 Abs. 16; BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 40, 44, 49.

Drei Dinge dazu:

• Rechnung erst im Januar, Preis noch offen: Bei Soll-Versteuerung gehört die Arbeit trotzdem in die Voranmeldung für Dezember. Steht der genaue Betrag noch nicht fest, wird er dort sachgerecht geschätzt, zum Beispiel anhand deines Angebots (UStAE 13.2 Abs. 2).
• Arbeit über den Jahreswechsel ist in der Regel eine einzige Leistung. Sie ist erst mit der Fertigstellung im Januar ausgeführt. Eine Anzahlung aus dem Dezember versteuerst du aber schon im Dezember (UStAE 13.2 Abs. 1–2; UStAE 13.4 Beispiel 5).
• Teilleistungen (Abrechnung in Teilen, die steuerlich einzeln zählen) gibt es nur, wenn ihr für bestimmte Teile einen eigenen Preis vereinbart habt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Sätze 2–3 UStG). Abschlagszahlungen allein machen noch keine Teilleistung. Ein Parkett mit getrennt ausgewiesenem Material bleibt eine einzige Leistung (UStAE 13.4). Der Erlass verlangt seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, 01.02.2022, V R 37/21) zudem einen „kontinuierlichen oder wiederkehrenden Charakter“ (UStAE 13.4) – nennt aber weiter ein Bau-Beispiel mit getrennt abgenommenen Gewerken. Wie das bei deinem Auftrag ausgeht, ist nicht ausdrücklich geregelt. Willst du über den Jahreswechsel in Teilen abrechnen, plane das vorher mit deinem Steuerberater.

Wechselst du zum 01.01.2027 aus der Kleinunternehmerregelung, zählt ebenfalls, wann die Arbeit ausgeführt ist. Das steht im Ratgeber Kleinunternehmer im Handwerk.

Was darf bei einer Rechnung bis 250 € fehlen?

Bei einer Kleinbetragsrechnung (Gesamtbetrag einschließlich Steuer höchstens 250 €) reichen (§ 33 Satz 1 UStDV):

• dein Name und deine Anschrift,
• das Ausstellungsdatum,
• was du gemacht hast (Umfang und Art, bei Material Menge und Art),
• Entgelt und Steuer in einer Summe und der Steuersatz (oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung).

Name des Kunden, Rechnungsnummer, Leistungsdatum und der Aufbewahrungshinweis sind dann keine Pflicht (§ 33 UStDV; UStAE 14.5 Abs. 14, Abs. 23). Für eine Bauleistung an einen anderen Baubetrieb nach § 13b gilt die Vereinfachung nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).

Mini-Muster (frei gewählt): „Silikonfuge im Bad erneuert, 2 Std. – 180,00 € inkl. 19 % USt“, dazu Name, Anschrift und Datum.

Unsere Empfehlung: Nenne den Arbeitsanteil trotzdem. Dein Kunde braucht ihn für § 35a (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 40).

Was ist anders als Kleinunternehmer oder für einen Baubetrieb?

Kleinunternehmer haben seit 2025 eine eigene, kürzere Liste (§ 34a UStDV): Name und Anschrift von dir und vom Kunden, Steuernummer oder Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, was du gemacht hast, der Betrag in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dann keine Pflicht (§ 34a UStDV; UStAE 14.5 Abs. 14). Was beim Wechsel zum 01.01.2027 gilt, steht im Ratgeber Kleinunternehmer im Handwerk.

Weist du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, gilt das als zu hoher Steuerausweis (§ 14c Abs. 1 UStG; UStAE 14c.1 Abs. 2). Was dann bei Betrieben und Privatkunden gilt, steht unter Fehler auf der Rechnung.

Bauleistung für einen anderen Baubetrieb: Erbringt dein Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer, nicht du (§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 UStG). Als Nachweis dient eine Bescheinigung seines Finanzamts, die höchstens drei Jahre gilt (§ 13b Abs. 5 UStG). Auf deine Rechnung schreibst du dann „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und weist keine Umsatzsteuer aus (§ 14a Abs. 5 UStG).

Fehler auf der Rechnung: Wie berichtige ich?

• Was: Du ergänzt oder korrigierst nur die fehlenden oder falschen Angaben (§ 31 Abs. 5 UStDV).
• Wie: mit einem Dokument, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist, in der Regel über deren Rechnungsnummer. Eine neue Nummer brauchst du nicht, die alte Rechnung muss nicht zurück (UStAE 14.11 Abs. 1).
• Wer: Nur du als Aussteller kannst berichtigen (UStAE 14.11 Abs. 2).

Skonto oder ein Nachlass wegen Mängeln ist keine Berichtigung der Rechnung (UStAE 14.11 Abs. 4).

Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen (auch als Kleinunternehmer):

• Rechnung an einen Betrieb: Du schuldest den Mehrbetrag, bis du die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigst. Hat er schon bezahlt, zählt die Berichtigung erst, wenn du ihm das Zuviel zurückgezahlt hast. Sie wirkt für den Zeitraum, in dem du die berichtigte Rechnung schickst, nicht rückwirkend (§ 14c Abs. 1 UStG; UStAE 14c.1 Abs. 2, Abs. 5).
• Rechnung an einen Privatkunden: Nach Auffassung der Finanzverwaltung entsteht der Mehrbetrag nicht, wenn du glaubhaft machen kannst, dass er privat beauftragt hat (UStAE 14c.1 Abs. 1a).

Anders ist es, wenn auf der Rechnung Steuer für eine Leistung steht, die du so nicht ausgeführt hast – etwa Büroräume statt der Wohnung, in der du tatsächlich gestrichen hast. Dann schuldest du diese Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG, auch bei Privatkunden. Berichtigen kannst du sie nur auf schriftlichen Antrag beim Finanzamt (§ 14c Abs. 2 Sätze 3–5 UStG; UStAE 14c.2 Abs. 1a, Abs. 2).

Muster: Schlussrechnung mit allen Pflichtangaben

Malerarbeiten für eine Privatkundin, Anzahlung im Dezember, fertig im Dezember, Rechnung im Januar. Alle Namen, Nummern und Beträge sind frei erfunden.

Was das steuerlich heißt:

• Die Arbeit ist am 18.12.2026 abgenommen. Bei Soll-Versteuerung gehören die 285,00 € Steuer auf den Rest in die Voranmeldung für Dezember bzw. das 4. Quartal 2026 – obwohl die Rechnung vom Januar ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Die 114,00 € auf die Anzahlung waren schon im Dezember fällig, als das Geld einging (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
• Bei Ist-Versteuerung fallen die 285,00 € erst in dem Zeitraum an, in dem die Kundin zahlt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).
• Die Kundin kann 1.999,20 € ansetzen; ihre Einkommensteuer sinkt dadurch um bis zu 399,84 € (20 %) (§ 35a Abs. 3 EStG). Verteilt wird das auf die Jahre, in denen sie zahlt; den Anteil der Anzahlung nur, wenn schon die Anzahlungsrechnung den Arbeitsanteil zeigt (BMF-Schreiben zu § 35a, Rn. 40, 44, 49).

Checkliste

Stand: 05.11.2026

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.